Klachtenfunctionaris / Klachtencommissie

Formele klachten over ongewenst gedrag (intimidatie, pesten, agressie, discriminatie en seksuele intimidatie) binnen uw organisaties creëren de mogelijkheid om zaken bespreekbaar te maken, te zoeken naar een oplossing en ervan te leren voor toekomstige situaties. Een goede formele klachtenstructuur draagt bij aan de sociale veiligheid binnen een organisatie. Het is onze visie om geen klacht onbesproken en onbehandeld te laten. Organisaties onderzoeken zelf de klachten en het is ook mogelijk om op verschillende momenten in de procedure expertise in te schakelen. werk in vertrouwen biedt deze expertise.

Procedures inrichten
Een goede, transparante klachtenstructuur draagt bij aan een sociaal veilig werkklimaat. Mensen voelen zich serieus genomen in hun ervaring en bovendien krijgt de organisatie de gelegenheid te leren van processen en dynamieken. Werk in vertrouwen kijkt met de organisatie samen welke procedures er al zijn en welke aanvullingen passend zijn. Hierbij is de bedoeling leidend, de cultuur van de organisatie en probeert Werk in vertrouwen zoveel mogelijk papierwinkels te voorkomen.

Klachtencommissie
Als u een klachtenregeling hebt en een klachtencommissie hebt benoemd dan kan Werk in vertrouwen de commissie bijstaan met expertise. U kunt denken aan een arbeidsjurist, een externe vertrouwenspersoon of een gedragsdeskundige. Tijdens het onderzoek kan de kennis en kunde van deze functionarissen in verschillende stadia worden ingezet. Als u geen klachtenregeling hebt dan is de regeling van werk en vertrouwen leidend. Werk in vertrouwen kan ook een klachtencommissie formeren of aanvullen. Dit kan op vaste basis of op het moment als zich een klacht voordoet.

Hoe gaan wij te werk?
Een formeel klachtenonderzoek begint met het bepalen van de ontvankelijkheid van de klacht, waarna gekeken wordt naar de gegrondheid. Werk in vertrouwen werkt toe naar een gedegen eindrapportage met een uitspraak over de gegrondheid. Werk in vertrouwen heeft het advies uitgewerkt in de mogelijk te nemen maatregelen ten aanzien van de klacht en kijkt met u nar de toekomst hoe in de toekomst herhaling kan worden voorkomen en hoe er geleerd kan worden van de klacht.

Vanuit een preventieve focus, levert werk in vertrouwen ook de rol van klachtenfunctionaris. In deze rol worden klachten behandeld, gekeken of ook bemiddeling kan plaatsvinden. Jaarlijks registreren wij de klachten en bundelen wij relevante informatie in een jaargesprek wat in een advies gesprek wordt besproken. Door bij aanvang tijd en ruimte te nemen voor communicatie over de rol van klachtenfunctionaris, weten mensen ons goed te vinden.